Усе різноманіття документів, які використовуються підприємством у зовнішньоекономічній діяльності, умовно можна розділити на три основні групи: комерційні документи, товаросупровідні документи та товаротранспортні документи.

   До комерційних документів (англ. - commercial documents) у зовнішньоекономічній діяльності відносять документи, які визначають вартісну, якісну й кількісну характеристики товару. Ці документи оформляє на своєму бланку продавець, а для покупця вони є підставою до оплати імпортованого товару. Крім рахунку-фактури до комерційних документів також належать: попередній рахунок (рахунок-проформа), рахунок-специфікація й інші.

      Товаросупровідні документи (англ. shipping document) – як випливає з назви це документи, що направляються постачальником (відправником вантажу) з відвантаженим товаром і супроводжують вантаж на всьому шляху його проходження від відправника до одержувача. Зазвичай, вони додаються до рахунку, який виставляє продавець покупцеві для оплати товару. До товаросупровідних можна віднести наступні документи: сертифікат якості, сертифікат походження, відвантажувальна специфікація, пакувальний аркуш, вантажна митна декларація, документи контролю доставки вантажів і ін.

   Товаротранспортні документи або товаротранспортна документація (англ. - consignment documents) – комплект юридичних документів на підставі яких здійснюється облік, приймання, передача, перевезення, здача вантажу й взаємні розрахунки між учасниками транспортного процесу. До основних видів товаротранспортної документації відносяться: накладна міжнародного автомобільного перевезення (CMR), коносамент, авіаційна накладна, залізнична накладна.

Комерційні документи:

   Рахунок-фактура (лат. factura - обробка; англ. - invoice, нім. - rechnung) – основний фінансовий документ, що засвідчує фактичну поставку товару і його вартість. Виписується продавцем (постачальником, підрядником) на ім'я покупця (споживача, замовника) і містить докладний опис і остаточну погоджену ціну поставленої продукції й (або) наданих послуг, номер відвантажувального документа, суму рахунку й інші реквізити. Рахунок-фактура також може виконувати функцію сертифіката походження товару.

   Рахунок-специфікація (англ. specified account) - фінансовий документ, що поєднує функції рахунку й специфікації. У рахунку-специфікації вказується ціна за одиницю товару по видах і сортах, а також загальна вартість усієї товарної партії. Рахунок-специфікація виписується в тих випадках, коли партія містить товари, різні по асортименту.

   Попередній рахунок, рахунок-проформа (англ. proforma invoice) - рахунок, що виписується при часткових поставках товару або в тих випадках, коли приймання товару проводиться після прибуття до покупця. Після приймання товару або поставки всієї партії продавцем виписується рахунок-фактура, по якому проводиться остаточний розрахунки.

Товаросупровідні документи:

   Сертифікат якості (англ. quality certificate) - товаросупровідний документ, що підтверджує відповідність товару показникам якості, технічним характеристикам, вимогам безпеки для життя й здоров'я людей, навколишнього середовища, а також іншим вимогам, які передбачені умовами зовнішньоекономічного контракту. Сертифікат якості звичайно видається підприємством-виготовлювачем або експортером (відправником). На вимогу покупця сертифікат якості може бути виданий і незалежною стороною.

   Специфікація (лат. specificatus - особливий; англ. specification) - товаросупровідний документ на партію товару, який містить перелік товарів, що поставляються, із вказівкою кількості по кожному сорту, марці, артикулі й іншим характеристикам. У необхідних випадках у специфікації вказується інформація про ціну, якість товару, умови і строки виконання контракту.

   Пакувальний аркуш (англ. packing list) - документ, документ, що містить перелік усіх видів і сортів товару, що перебувають у кожному товарному місці (ящику, коробці, контейнері), необхідний звичайно в тих випадках, коли в одному вантажному місці відправляються різні по асортименту товари. Пакувальний аркуш кладеться в упаковку товару так, щоб покупець міг легко його виявити. Пакувальний аркуш може використовуватися в якості доповнення до рахунку-фактури в тому випадку, коли відправляється велика кількість найменувань товарів або коли кількість, вага або вміст кожного індивідуального місця різні.

   Сертифікат походження (англ. certificate of origin) - документ, що має форму спеціального бланка, що містить опис товару й підтвердження з боку державного органа, що товар, на який оформлено сертифікат, зроблений у країні, від імені якої діє цей державний орган. Сертифікат про походження товару надається в тих випадках, коли митне оформлення товару вимагає документального підтвердження країни походження.

   Документи контролю доставки вантажів – документи, які надаються перевізником (наприклад - Carnet TIR) або складаються митним органом і призначені для гарантування доставки товару в митний орган призначення.

Товаротранспортні документи:

   Міжнародна автотранспортна накладна (англ. CMR), як товаротранспортний документ використовується для документального оформлення міжнародних вантажних перевезень автомобільним транспортом. Застосування CMR регламентоване Конвенцією міжнародного дорожнього перевезення вантажів. Накладна CMR є документом, що підтверджують укладання договору міжнародного автомобільного перевезення вантажу, разом з тим CMR не є товаророзпорядчим документом і вантаж видається зазначеному в ній вантажоодержувачеві. CMR заповнюється відправником вантажу.

   Коносамент (англ. bill of lading, B/L, BOL) - товаротранспортний документ, що застосовується в морських перевезеннях і видається перевізником вантажу вантажовласникові. Коносамент виконує одночасно кілька функцій: розписка перевізника в одержанні вантажу для перевезення, опис видимого стану вантажу; товарно-транспортна накладна; підтвердження договору перевезення вантажу; товаророзпорядчий документ.

   Авіаційна накладна (англ. air waybill) - документ установленої форми, що свідчить про укладання договору на перевезення вантажу авіаційним транспортом. Авіаційна накладна заповнюється відправником і вручається перевізникові одночасно з передачею вантажу до перевезення.

   Залізнична накладна (англ. rail waybill) – основний товаротранспортний документ при здійсненні перевезення вантажу залізничним транспортом. Залізнична накладна являє собою обов'язкову двосторонню письмову угоду на перевезення вантажу, яка укладається між відправником і залізницею на користь третьої сторони – одержувача товару. Залізнична накладна є одночасно й заставним договором вантажу для забезпечення гарантії внесення належної провізної плати й інших платежів за перевезення й супроводжує вантаж на всьому шляху його проходження від станції відправлення до станції призначення.